التواصل المهني من المهارات الأكثر أهمية للعاملين في مختلف القطاعات، وهي تحظى بأهمية أكبر لدى العاملين المستقلين لأنّ تواصلهم الصحيح مع عملائهم يلعب دورًا أساسيًا في نجاح العمل وكسب العملاء، وأعددنا هذا المقال فيSyrian Geeks لكي نعرّفك على أهم التقنيات التي تساعدك في بناء تواصل فعّال مع عملائك.

التواصل المهني:

يمكن أن نلخص التواصل المهني على أنّه القدرة على التواصل والاتصال مع العملاء الحاليين والجدد، لتحقيق هدف العمل وبناء شبكة علاقات مهنية احترافية؛ وقد يظن البعض أنّ مهارات التواصل هي مهاراتٌ ثانوية وليست ذات أولوية، ولكنهم يخطؤون في ذلك إذ تعتمد العديد من القرارات المهنية على التواصل الجيد، ويتم اختيار العاملين بناءً على تواصلهم الجيد وقدرتهم على إرسال رسائلهم التواصلية بشكل جيد. 

ما هي مهارات التواصل المهنية؟

مهارات التواصل هي المهارات المستخدمة في العمل أو خلال التنسيق لإنجاز العمل، إذ يقوم الفرد فيها بتبادل الأفكار والمعاني والمعلومات عبر رسائل كتابية أو شفهية، وقد يكون ذلك خلال المقابلة الشخصية أو الاتصال الهاتفي أو المرسلة النصية أو يمكن من خلال رسائل البريد الإلكتروني.

يتم نقل هذه الرسائل الاتصالية بين أطراف المجتمع المهني، وفي العمل الحر بين العميل والعامل المستقل.

أشكال التواصل:

يتألف التواصل بشكل أساسي من قسمين:

التواصل اللفظي: يتم من خلال استخدام الكلمات والعبارات ويكون ذلك التواصل شفهياً أو مكتوباً.

التواصل غير اللفظي: يشمل عناصر مثل نبرة الصوت، وتواصل العيون، وتعابير الوجه، وإشارات الجسم، وما إلى ذلك ويكون مرافق للتواصل الشفهي.

صفات الرسائل التواصلية الجيدة:

صفات عديدةٌ يجب أن تتمتع بها التواصلات الصحيحة بين العامل المستقل والعميل وإليك أبرزها:

الصحة والصدق:

يجب أن تكون المعلومات والرسائل الاتصالية التي نخبرها للعملاء صادقة وصحيحة، والصحة هنا تشمل صحة المعلومات ودقة الكلمات، إذ يجب أن نقوم باختيار الكلمات الملائمة التي تعبّر عن الفكرة وتوصلها بصدق للعميل، بالإضافة لذلك يجب أن تكون اللغة السليمة خاليةً من الأخطاء اللغوية حتى تبين مدى حرص المستقل على إيصال رسالته للعميل على أكمل وجه.

الوضوح:

يجب أن يكون معنى الرسالة الاتصالية واضحة، حيث يستخدم العامل المستقل في كلامه ومراسلاته مع العملاء جمل واضحة ومفهومة بالنسبة لهم، ويبتعد عن استخدام المصطلحات أو الكلمات التقنية التي ربما لا تكون معروفة لهم، بحيث لا يكون هناك أدنى إمكانية لسوء الفهم بين العميل والعامل المستقل.

التمام والكمالية:

يجب أن يعطي العامل المستقل خلال تواصله المعلومة كاملة ومتناسقة للعميل عن طريق تزويده بمعلومات وفيرة وكافية تجيب عن جميع أسئلته وتوضح هدف التواصل ولا يجب أن تكون المعلومات منقوصة وغير كافية.

الإيجاز والاختصار:

على العامل المستقل أن يوجز الكلام، ويكون الإيجاز بحذف المعلومات التي لا تسهم في تحقيق هدف الاتصال، وتجنب الحشو الزائد، وكما يقال البلاغة في الإيجاز ولذلك يجب عدم ذكر المعلومات غير الضرورية والتفاصيل التي قد لاتهم العميل.

اللباقة واللطف:

إنّ من أهم صفات التواصل الجيد مع العميل هو كونه لبقاً ويمتاز بقدر عالي من احترام الآخر واحترام رأيه، ولذلك يجب أن تكون لغة التواصل مع العميل لبقةً ولطيفةً، حتى في أوقات الخلاف يجب المحافظة على هذه المستوى من الاحترام والتقدير.

خطوات تطوير مهارات التواصل:

من المهم للعامل المستقل أن يسعى لتعلم فن التواصل، وتطوير هذه المهارة، ليكون قادرًا على فهم عملاءه والتواصل معهم وكسب رضاهم، وإليك أبرز الخطوات التي يمكن أن تقوم بها في هذا الجانب.

طور قدراتك التواصلية:

قم بتطوير التواصل لديك وهذا يتطلب منك العمل والتدرب بشكل مستمر، والتدرب على استخدام الألفاظ الملائمة، ونبرة الصوت المناسبة وتعابير الوجه ولغة الجسد التي تناسب وتخدم الهدف من التواصل، ويمكنك استخدام تقنية لعب الأدوار التي ستقدم لك فرصةً لتمثيل دور التواصل والتدرب عليه وتحسينه بشكلٍ جيد.

حسن مهارات التواصل المكتوبة:

نعيش في عصر يعتمد بشكلٍ كبيرٍ على اللغة المكتوبة في التواصل سواءً من خلال البريد الإلكتروني أو الرسائل النصية أو رسائل التواصل الاجتماعي، وذلك يتطلب من العامل المحترف تطوير مهارات التواصل الكتابي لديه، ومعرفة أدب المراسلة وطرق كتابة الرسائل المهنية، وينغي عليه الكتابة بلغة سليمة إملائياً وذلك من خلال تحسين قدراته اللغوية.

كن مستمعا فعالا:

إن الاستماع هو جزءٌ مهمٌ من عملية التواصل، وفيه يكون دورنا في فهم المعلومات والرسائل التواصلية التي يخبرنا بها العميل، وهنا علينا التدرب على الصمت والاستماع للعميل وإعطائه الوقت المناسب للحديث والكلام، والتعبير له أننا نفهمه سواءً من خلال استخدام الكلمات التي تدل على الفهم مثل (أنا أفهمك، صحيح، أقدر ذلك..) وأيضاً من خلال لغة الجسد والإيماءات.

طور مهارات العرض والإقناع:

غالباً ما يحتاج العاملون إلى عرض أفكارهم ومشاريعهم على الزبائن، ويقومون بشرح خطوات العمل وكيف يمكنهم تحقيق رؤية الزبون، وهذا كله يتطلب تطوير مهارات العرض والإقناع التي يحتاجها العامل والتي تعينه في خلق تجربة تواصل مثالية مع العميل. 

تعلم مهارات فض النزاعات:

إنّ العمل مع العملاء والزبائن غالباً ما يعترضه الكثير من الخلافات وسوء الفهم، والتي قد تكون لأسبابٍ عديدةٍ منها: عدم الوصول إلى نتائج ترضي العميل أو عدم فهم العميل لبعض الأمور، وربما تفسيرٌ غير صحيح من قبل العامل المستقل لطلبات العميل، وهذه المشاكل وغيرها قد تفضي لخلافاتٍ ونزاعاتٍ مع العميل، والتي يجب أن يتدرب العامل على حلها بتروي وهدوء وبطريقة منظمة.

ختاما:

يمكننا الاستنتاج مما سبق أهمية تطوير وتعزيز مهارات التواصل في الساحة المهنية، وخاصةً في تواصلنا مع العملاء، فمهارات التواصل تسهم في بناء علاقات مهنية قوية ومثمرة، وفي تحقيق أهداف العمل ورضا العملاء، فالاستثمار في تطوير مهارات التواصل لن يكون مفيدًا فقط في التعامل مع العملاء، بل سيكون له تأثير إيجابي على جميع جوانب الحياة المهنية والشخصية. 

ولاستكشاف المزيد من الأمور المهمة في العمل الحر تصفح مقالات موقعنا Syrian Geeks ففيها عدة تقنيات واستراتيجيات مهمة، كما يمكنك التواصل معنا للمشاركة في دورة مهارات التواصل.